SUBSISTEMA EXTERNO

Publicidad

La publicidad aplicada al subsistema externo; es una forma de comunicación impersonal de largo alcance porque utiliza medios masivos de comunicación, como la televisión, la radio, medios impresos, internet, etc. dotada de un carácter específico persuasivo se utiliza como mensaje informativo especial con una intención determinada, consistente en influir en la toma de decisiones del receptor del mensaje (Público externo). La publicidad se lleva a cabo con la intención de provocar un acercamiento a la marca, producto o empresa en el potencial consumidor.

Relaciones Públicas

Las relaciones públicas es el arte y ciencia de gestionar la comunicación entre una organización y público clave para construir, administrar y mantener su imagen positiva. Es una disciplina planificada y deliberada que se lleva a cabo de modo estratégico. Tiene la característica de ser una forma de comunicación bidireccional, puesto que no sólo se dirige a su público (tanto interno como externo) sino que también lo escucha y atiende sus necesidades, favoreciendo así la mutua comprensión entre la organización y su público.

Toda actividad de relaciones públicas tiene como finalidad principal la gestión de la imagen institucional, mediante el desempeño de funciones; las aplicadas al subsistema externo serían:

- Gestión de las comunicaciones externas: Toda institución debe darse a conocer a sí misma y a su público.
- Funciones humanísticas: Resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.
- Análisis y comprensión de la opinión pública: Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.
- Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: El trabajo de relaciones públicas debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas. También es importante el intercambio con otras áreas dentro de la comunicación.

Información comercial

La información comercial son los datos del producto/ servicio de la empresa, en base a la cual se trabajan las estrategias de venta. Es por ello que esta tiene que suponer una novedad para el receptor de la misma ya que es susceptible, después de su interpretación y valoración, de modificar la conducta de este último (el receptor). La información requiere una valoración con respecto a una posición específica y se difunden a través de diferentes medios de comunicación.

PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

La Planificación de la Comunicación

Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos. La planificación se anticipa a la toma de decisiones.

Variables de la Planificación de la Comunicación

Las variables de la planificación en la comunicación son las siguientes:

- Metas y objetivos
Esta variable implica determinar los resultados o logros del plan.

- Información
Aquí se debe recolectar toda la información de la empresa y posteriormente seleccionar las que nos ayudará en la planeación.

- Cursos de acción
Es necesario determinar diversos caminos, tareas, formas de acción y estrategias para conseguir los objetivos en base a la variable de información.

- Selección de recursos
Implica elegir los materiales necesarios, lo que se ha de necesitar para el curso de acción.

- Elección
Determinación, el análisis de las decisiones más adecuadas.

- Evaluación y control.

PLAN DE CRISIS

La Crisis

Es un acontecimiento inesperado, no programado, causado por factores externos, internos o una mezcla de ambos que puede generar un descontento o rechazo por parte de los sectores involucrados en esta situación, que ponen en peligro en mayor o menor grado la integridad de la empresa y que deben ser atendidos para minimizar el impacto que podría repercutir en la imagen o en el desempeño de la organización.

Plan de crisis

Un plan de crisis es un programa normativo que determina las pautas de comportamiento corporativo ante una emergencia y establece los principios generales de la gestión de la crisis.

Algunas normas generales de prevención que debe disponer la Empresa para situaciones de crisis son:

- Dossieres de información general acerca de la compañía.
- Antecedentes de crisis, especialmente dentro del mismo sector de actividad.
- Casos simulados de crisis con las soluciones formalizadas.
- Repertorios de contactos personales de cada uno de los altos directivos de la compañía ante instancias mediadoras (administraciones, sindicatos, asociaciones de consumidores, etc.).
- Un fichero de periodistas especializados, especialmente actualizado.
- Un inventario de los canales de comunicación propios de la compañía y un perfil de la agencia de relaciones públicas o de comunicación aplicada que pueda complementar, como agente externo, a la compañía ante un supuesto de crisis.

Estos datos deberán mantenerse confidencialmente y deberán ser actualizados y revisados periódicamente.

Un caso y un plan de crisis

"La Crisis del 2000"

Es un error de data, es decir, es una falla en el registro de la fecha de los sistemas computarizados.

Esto se debe a una falta de previsión por parte de las empresas diseñadoras de software en el registro de la fecha en dichos sistemas. Al cambiar el registro numeral del año en curso (1900) al año entrante (2000) por estar diseñado de forma abreviada, esto es, con solo dos dígitos, los programas regresan a computarizar el inicio del siglo 20 y no el principio del 21.

La alteración de este registro puede provocar múltiples daños en los programas y en la información volcada en ellos, como también pérdidas millonarias en situaciones vinculadas a las finanzas.

"El Plan de Crisis"

Dicho plan, según lo expuesto anteriormente, deberá constar de los siguientes niveles de acción:

Identificación de la crisis: En la estrategia comunicativa se deberá adoptar los siguientes principios:

Identificación de la crisis: Crisis del 2000.

- Establecer los límites identificando las causas, los riesgos existentes y los potenciales y comprobar si se pueden desencadenar nuevos procesos conflictivos inducidos por el primero.

- Esclarecer las responsabilidades propias y de terceros.

- Evaluar los daños y el número de afectados, así como las consecuencias jurídicas, comerciales, internas, etc. Que lo anterior puedan derivarse.

- Determinar el grado de visibilidad mediática de la crisis, tanto cuantitativamente como cualitativamente, comprobando si es ya un argumento informativo o tan solo un rumor.

- Reunir urgentemente a los componentes de la célula de crisis.

- Definir un discurso de espera que permita ganar tiempo, tomar medidas y discernir entre la información a utilizar y la que hay que preservar.

LA TERCERA OLA

ANALISIS

Este libro titulado “La Tercera Ola” por Alvin Toffler es algo así como un ensayo futurista de la humanidad, en donde plantea lo que habrá de acaecer a la familia humana en el ámbito del trabajo y de la producción económica, y lo divide en tres olas a lo que se podría considerar como “épocas”; la primera ola, la segunda ola y la tercera ola, que es el punto central del libro.

En la primera ola nace la agricultura- artesanal, de aquel hombre errante que vivía sólo de la caza y de la pesca ahora vive de la agricultura y como consecuencia de ello surgen nuevas estructuras como el comercio y las primeras aldeas tomando un estilo de vida sedentario. El hombre empieza a transformar el medio que lo rodea en busca de un beneficio comercial y es ahí en donde nace el concepto de “trabajo”, desarrollándose la agricultura, ganadería y los tejidos.

Aquí comienza el crecimiento demográfico y como consecuencia de ello surge la necesidad de crear nuevas estructuras para organizar la creciente necesidad. En la producción un hombre producía para sí mismo y la única fuente de energía era el esfuerzo físico, su unidad económica era pequeña y autosuficiente.

La comunicación en esta época era personal, es decir, de uno a uno y también a distancia, existían escribas y mensajeros que se dirigían hacia una zona para obtener información y llevarla hacia otro lugar. Servían como medios de comunicación.

En la segunda ola, arranca con la industrialización del mundo al inventarse la máquina de vapor. Todos los viejos esquemas se vienen abajo pues esta revolución no solo cambia la manera de producir los bienes que era de manera artesanal y que ahora son reemplazados por máquinas, sino también la organización del mundo. Se intensifican los medios de comunicación físicos, gracias al ferrocarril, el automóvil, el barco a vapor. Nace la explotación de recursos naturales como fuente de energía o materia prima. Nace el concepto de productor y de consumidor. Así también un factor muy importante que entra a tallar aquí es la invención de la imprenta.
La dinámica de comunicación de la segunda ola es la comunicación uno a varios. Con la invención de la imprenta surgen el periódico, y con él los medios masivos de comunicación, también llamados “mass media”. La radio y más tarde la televisión termina de configurar el concepto. En este período uno o unos pocos periodistas publicaban la información que consumirían miles o millones de personas. Según el autor, no es casualidad que, al igual que la producción, la información esté masificada.

Y en la tercera ola, el autor da vueltas a los más diversos temas del futuro que empiezan ahora. El hombre, la economía, el hogar totalmente electrónico, el trabajo en el hogar, el desmoronamiento de los Estados tradicionales, la creciente y absorbente influencia de la computarizaciòn, que como se ve desde ya lo esta anegando completamente todo. Muestra y nos da a entender en esta parte del libro como obsoletas, las formas en que apenas unos veinte años atrás se hacían y organizaban las cosas. Así también habla sobre la vida espacial, las diversiones y da un nuevo enfoque que tendrá el uso de las drogas y estimulantes en las personas.

La Comunicación en esta ola es o se da de varios a varios. Al igual que la producción, los medios se van desmasificando. Infinidad de revistas especializadas en temas específicos, numerosos canales de televisión por cable y satelital, la capacidad de las computadoras de comunicarse; hacen que la comunicación esté personalizada, y que el consumidor ya no se limite a tomarla "tal cual viene". Ahora el espectador puede intervenir en los diarios que lee y en los programas de televisión que mira.

IMAGEN - ACTITUD

La Imagen - Actitud “Representación Mental”

La imagen se encuentra estrechamente vinculada con las actitudes de los individuos hacia una cosa, persona u organización, ya que una actitud es una tendencia o predisposición, adquirida y relativamente duradera, a evaluar de un modo determinado a una persona o situación y actuar en consecuencia con dicha evaluación.

Es más se podría afirmar que la “imagen” no es otra cosa que una figura retórica utilizada para visualizar y denominar a un conjunto de actitudes que poseen las personas, y con las cuales evalúan las cosas, personas u organizaciones. Tanto es así, que para evaluar la imagen de una organización es necesario recurrir a la investigación de las actitudes de sus públicos.

Elementos componentes de la Imagen-actitud:

1)El componente cognitivo: es como se percibe una cosa, persona u organización. Son los pensamientos, creencias e ideas que tenemos sobre ellas. Es el componente reflexivo de la actitud.

2)El componente emocional: son los sentimientos que provoca una cosa, persona u organización al ser percibidas. Pueden ser emociones de simpatía, odio, rechazo, etc. Es el componente irracional de la actitud.

3)El componente conductual: es la predisposición a actuar de una manera determinada ante una cosa, persona u organización. Hay que dejar claro que en este componente lo que se remarca es la predisposición a actuar, no la acusación, ya que esta estaría dentro del análisis del comportamiento. La actitud no es la conducta sino la predisposición a actuar, mientras que la conducta es la acción misma. Es decir la actitud es previa al comportamiento. Esto no quiere decir que si hay una actitud “x” habrá una acción “x”, puede que la acción no sea coherente con la actitud.

Características de la Imagen- actitud

- Tienen una dirección, es decir, están polarizadas, hay siempre una actitud a favor o en contra
- Tienen una intensidad, pues las personas tienen actitudes a favor o en contra, más fuertes o más débiles
- No son observables directamente.
- Tienen una cierta duración, por lo que una actitud caracteriza a la persona o grupo.
- Son adquiridas y están sujetas a influencias exteriores.

IMAGEN - ICONO

La Imagen - Icono “Representación Visual”

La imagen es una representación visual de un objeto, el cual no se encuentra presente a los sentidos. Así, la imagen es una representación, una puesta en escena actual, vivencial, de un objeto o persona. Es una actualización del objeto real. De esta manera una fotografía o sea una pintura con imágenes de sus respectivos originales.

Esta representación visual puede tener diversos grados de iconocidad (semejanza con el objeto real) cuando mayor es el grado de iconocidad, mayor será su semejanza con el objeto real. Por ejemplo: una fotografía tiene un grado de iconocidad superior que una pintura abstracta.

En el campo de la empresa esta noción se pone de manifiesto en el estudio de todo lo relacionado con los elementos de su identidad visual: el símbolo, el logotipo y la tipografía corporativa, los colores corporativos. También en la aplicación de la identidad visual a través del diseño gráfico, audiovisual, industrial, ambiental, arquitectónico. La imagen englobaría tanto el icono como a los contenidos simbólicos que de él se desprenden.

La imagen-icono es pues, una imagen material. En cuanto existe en el mundo físico de los objetos y es el resultado de la acción del artista o el diseñador. Los iconos darán lugar a la formación de un icono mental, que seria el recuerdo visual de esos iconos mentales. Pero ello no significa que exista una traducción mecánica del objeto, sino que, por el contrario, se produce una subjetivización del icono real. Esto es lo que Moles llamó el proceso de esquematización. El proceso de captación de la realidad por parte de los individuos se pondrían de manifiesto otros procesos diferentes: el de la percepción de los objetos a través de los sentidos, la selección de la información, la jerarquizaron y la integración de la misma en un todo. El resultado seria unos esquemas de realidad, representaciones simplificadas y abstractas de un objeto, y constituirían el icono mental.

Así pues, con todo este proceso el sujeto hace una valoración del objeto, le da forma, podríamos hablar de una doble construcción de la imagen mental de los iconos de una empresa:

a) Por una parte, la construcción que hace quien elabora la imagen material (El emisor).

b) Por otra parte, la construcción que hace quien mira la imagen material (el receptor), que hace una interpretación de la interpretación realizada por el diseñador.

Características de la Imagen- ícono

a) Su grado de figuración: aparece ligado a la idea de "verosimilitud apariencial", es decir, a la idea de representación por la imagen de objetos o seres conocidos intuitivamente por nuestros ojos en el mundo exterior.

b) Su grado de iconicidad: la calidad de identidad de la representación en relación al objeto representado. Así iconicidad y abstracción serán los dos polos posibles entre los que se moverían todas nuestras representaciones.

c) Su complejidad: ligada al número de elementos o a la dificultad de discernir por parte del espectador determinadas formulaciones visuales.

d) Su carácter histórico

e) El hecho de que estén realizadas en blanco y negro o en color

f) Su calidad técnica: que tiene que ver con categorías tales como el contraste, la nitidez, la saturación del color, etc. pueden ser utilizadas con fines informativos e, incluso, estéticos.

g) El formato y tamaño de la imagen: medido éste siempre en relación al campo visual del observador.

h) La discontinuidad (en términos de grosor de la trama o “grano” de la imagen): toda imagen está construida de forma discontinua, para nosotros tiene interés el hecho de que, rebasado un cierto "umbral perceptivo", el espectador percibe la trama de la imagen simultáneamente a un decrecimiento del poder informativo de aquella; podemos considerar a la trama de la imagen como un caso especialmente interesante de “calidad”.

CULTURA CORPORATIVA

La Cultura Corporativa o Cultura Organizacional corresponde al conjunto de valores, costumbres, hábitos y creencias existentes en una organización. No hablamos de valores, costumbres, hábitos y creencias positivos, algunos de los componentes pueden ser negativos en la realidad. De ahí que tenemos "culturas actuales" y "culturas ideales".

Las culturas se crean porque se van esculpiendo día a día, con las acciones de todos, dirigentes y dirigidos. Toda empresa tiene su propia cultura y es el recurso humano el que genera la cultura de una organización, con la permanente interacción entre líderes y colaboradores y actores externos: proveedores y clientes, influenciados por las políticas de la empresa, la cultura del macro-entorno, ciudad, región, país.

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Intervienen varios aspectos del entorno de una organizacion en la Cultura Corporativa y por ello se debe hablar también de un proceso de adaptación, el cual es más sencillo cuando las culturas involucradas son más o menos similares con valores similares y esto se puede lograr, desde el proceso de selección del talento humano.

Por ejemplo, en la cultura japonesa de los negocios, se considera al trabajo como un destino compartido. Todos los empleados de la empresa comparten el mismo destino: éxitos o fracasos. Forjar el éxito de la empresa, será entonces forjar el éxito de cada trabajador.

El tema de "Cultura Corporativa" en muchas empresas ha pasado desapercibido, sin embargo su relevancia es sustancial. Todas las sociedades tienen una cultura, así pues la familia, los pueblos, las ciudades y los países, tienen su propia cultura que los distingue a unos de otros. Si consideramos a una organización como una micro sociedad al igual que lo es la familia, en la empresa se produce un choque multi-cultural.